Klient nie płaci faktury, co robić od pierwszego dnia zwłoki

Faktura po terminie to codzienność w małej firmie. Większość takich spraw kończy się na jednym telefonie, ale część ciągnie się miesiącami, bo wierzyciel czeka, nie chce psuć relacji i odkłada wezwanie. Każdy tydzień zwłoki działa na korzyść dłużnika: klient płaci najpierw tym, którzy naciskają. Poniżej plan na kolejne tygodnie, z kwotami, terminami i tym, co możesz zrobić równolegle.

Plan działania w tabeli

Najpierw sprawdź, czy klient nie zalega innym firmom

To minuta, która zmienia całą strategię. Wpisz NIP klienta na stronie sprawdź, czy firma ma długi. Jeśli ma aktywne wpisy od innych wierzycieli, nie masz do czynienia z zagubioną fakturą, tylko z firmą, która ma kłopot z płynnością. Wtedy liczy się szybkość: wezwanie od razu, pozew bez czekania, bo pieniądze dostanie ten, kto pierwszy zdobędzie nakaz zapłaty.

Ten sam NIP wpisz w Krajowym Rejestrze Zadłużonych na krz.ms.gov.pl. Otwarta restrukturyzacja albo upadłość oznacza, że windykacja na własną rękę się kończy, a wierzytelność trzeba zgłosić w postępowaniu w terminie z obwieszczenia. Gdzie jeszcze szukać ostrzeżeń, zebraliśmy na stronie czarna lista firm w Polsce.

Pierwszy tydzień, czyli przypomnienie bez eskalacji

Zadzwoń albo napisz krótko i rzeczowo. Podaj numer faktury, kwotę, termin, który minął, i numer rachunku. Zapytaj, czy faktura dotarła i czy ktoś ją zaakceptował. W firmach z obiegiem dokumentów faktura często leży u osoby, która jest na urlopie, a księgowość nie zapłaci bez jej podpisu.

Przykład wiadomości: „Dzień dobry, faktura nr 41/09/2026 na 6 150 zł miała termin 10 października. Nie widzimy wpłaty. Proszę o informację, czy dotarła i kiedy możemy spodziewać się przelewu.” Bez gróźb i bez przeprosin. Zapisz datę i odpowiedź, bo przyda się w pozwie.

Jeśli klient przyznaje dług i prosi o czas, poproś o mail z datą zapłaty albo o rozłożenie na raty na piśmie. Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia, więc taki mail ma realną wartość.

Wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą

Przepisy nie wymagają wezwania przed pozwem, ale w pozwie musisz napisać, czy próbowałeś rozwiązać spór polubownie (art. 187 KPC), a biura informacji gospodarczej i publiczny rejestr wymagają wezwania z ostrzeżeniem. Dlatego wezwanie wysyła się zawsze. Powinno zawierać:

• dane obu firm z NIP, numer i datę faktury, kwotę i termin, który minął,
• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, liczone od dnia po terminie,
• rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w euro,
• nowy, krótki termin zapłaty, zwykle 7 dni, i numer rachunku,
• zapowiedź konkretnych kroków: pozwu, wpisu do wskazanego biura informacji gospodarczej albo publikacji w rejestrze.

Wyślij je listem poleconym i zachowaj dowód nadania. Gotowe sformułowania i najczęstsze błędy opisuje poradnik wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie.

Ile możesz doliczyć do zaległej faktury

Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 13,75 procent w skali roku (obwieszczenie w Monitorze Polskim 2026 poz. 642). Przy fakturze na 10 000 zł opóźnionej o 30 dni to około 113 zł: 10 000 zł razy 13,75 procent, podzielone przez 365 dni, razy 30.

Do tego dochodzi rekompensata z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Należy się od dnia po terminie, bez wezwania i bez wykazywania kosztów, osobno za każdą fakturę:

Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym faktura stała się wymagalna. Przy pięciu małych fakturach od jednego klienta to pięć rekompensat po 40 euro, co bywa najmocniejszym argumentem w rozmowie.

Wpis do rejestru, gdy wezwanie zostaje bez odpowiedzi

Firmy płacą najszybciej tam, gdzie zaległość może zobaczyć ich następny dostawca albo bank. Masz dwie drogi. Biuro informacji gospodarczej, takie jak KRD, BIG InfoMonitor czy ERIF, przyjmie dług przedsiębiorcy od 500 zł, wymagalny od 30 dni, gdy od wezwania z ostrzeżeniem minął miesiąc. Wymaga to umowy z biurem, a wpis widzą jego klienci. Porównanie biur i ich cen jest w poradniku KRD czy BIG InfoMonitor.

Publiczny rejestr dłużników pokazuje informację o aktywnym długu każdemu, kto sprawdzi firmę po NIP, bez konta i bez opłat. Dług musi wynosić co najmniej 500 zł, być wymagalny od 60 dni i wynikać z faktury albo umowy, a dłużnik dostaje 14 dni na spłatę albo sprzeciw. Każdy dług sprawdzamy ręcznie przed publikacją według zasad publikacji.

Pozew w e-sądzie, gdy nic innego nie działa

Elektroniczne postępowanie upominawcze prowadzi Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, w całości przez internet na e-sad.gov.pl. Płacisz czwartą część zwykłej opłaty od pozwu, nie mniej niż 30 zł. Przy fakturze na 10 000 zł opłata wynosi 125 zł, przy 3 000 zł 50 zł. Sąd nie sprawdza dokumentów, tylko opis roszczenia, więc nakaz zapłaty zapada zwykle w kilka tygodni.

Klient ma dwa tygodnie na sprzeciw od nakazu. Jeśli go nie złoży, nakaz się uprawomocnia, a po nadaniu klauzuli wykonalności oddajesz sprawę komornikowi. Jeśli złoży, sprawa trafia do zwykłego sądu i trzeba dopłacić resztę opłaty. Dlatego przy kliencie, który kwestionuje jakość pracy, a nie tylko zwleka, lepiej od razu złożyć pozew w zwykłym trybie z dowodami.

Ile masz czasu, zanim faktura się przedawni

Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po trzech latach (art. 118 KC), ze sprzedaży towaru i z umowy o dzieło po dwóch, a za przewóz i spedycję po roku. Termin kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego, z wyjątkiem krótszego niż dwa lata. Przewoźnicy mają więc najmniej czasu, co opisujemy na stronie czarna lista firm transportowych. Przedawnienie przerywa pozew albo uznanie długu przez klienta.

Czego nie robić, gdy klient nie płaci

• Nie publikuj nazwy klienta z epitetami na grupach w mediach społecznościowych. „Oszust” i „naciągacz” to oceny, za które łatwo o pozew o naruszenie dóbr osobistych. Fakty z dokumentów w rejestrze takiego ryzyka nie mają.
• Nie czekaj na koniec roku z pozwem. Rejestr nie publikuje długu, gdy do przedawnienia zostało mniej niż 30 dni.
• Nie wysyłaj kolejnych dostaw na odroczony termin, dopóki stara faktura wisi. Przy następnym zamówieniu poproś o przedpłatę.
• Nie zostawiaj ustaleń tylko w rozmowie telefonicznej. Każdą obietnicę zapłaty potwierdź mailem.

Całą ścieżkę wierzyciela, z osią czasu i dokumentami, zebraliśmy na stronie niezapłacona faktura od firmy. A przy kolejnym nowym kliencie sprawdź go po NIP, zanim wystawisz fakturę z terminem.