Jak wpisać dłużnika do rejestru krok po kroku

Wpis nie jest formą nacisku poza prawem. To informacja o udokumentowanym, wymagalnym długu spółki, podana tak, żeby inni przedsiębiorcy mogli ocenić ryzyko. Dlatego droga do publikacji ma sześć kroków i w każdym z nich dłużnik może sprawę zamknąć spłatą. Poniżej przechodzimy przez całą procedurę w kolejności, w jakiej prowadzi ją panel wierzyciela.

Krok 1. Dług musi spełniać pięć warunków

Zanim założysz konto, sprawdź samą wierzytelność. Rejestr dłużników przyjmuje tylko długi między firmami, a formularz odmawia wpisu, gdy choć jeden warunek nie jest spełniony.

Rejestr nie przyjmuje wierzytelności objętych tajemnicą bankową, długów z usług medycznych, alimentów, kar umownych bez wyroku ani wpisów, w których jedyną pozycją są odsetki albo koszty. Dłużnikiem może być wyłącznie firma. Osób prywatnych nie wpisujemy nigdy.

Kogo widać z nazwy

Z nazwą i numerem NIP pokazujemy spółki kapitałowe, spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia wpisane do KRS. Jednoosobowe działalności i spółki osobowe też można wpisać, ale publicznie widać wtedy tylko branżę, województwo, kwotę i wiek długu. Pełne dane takiego wpisu zobaczy wyłącznie zalogowana, zweryfikowana firma, która sama poda dokładny NIP kontrahenta.

Krok 2. Przygotuj dokumenty w plikach PDF

Do zgłoszenia potrzebujesz trzech rzeczy:

• faktury albo umowy, z której wynika kwota i termin płatności,
• wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o publikacji,
• dowodu wysłania wezwania (potwierdzenie nadania listu poleconego albo wiadomość e-mail z nagłówkami).

Każdy wpis przechodzi automatyczny przegląd dokumentów. System porównuje NIP obu stron, kwotę i daty z tym, co stoi na fakturze. Najszybciej przechodzą pliki PDF wygenerowane z programu do faktur, bo mają warstwę tekstową. Skan bez tekstu albo rozbieżność w kwocie wstrzymuje wpis, a panel podaje, co poprawić. Dokumenty leżą na prywatnym dysku i nigdy nie trafiają na stronę.

Jeśli masz prawomocny wyrok albo nakaz zapłaty, dodaj go od razu. Wpis dostaje wtedy oznaczenie „potwierdzony przez sąd”.

Krok 3. Wyślij wezwanie z ostrzeżeniem 31 dni wcześniej

Zwykłe przypomnienie o fakturze nie wystarczy. Wezwanie musi zawierać ostrzeżenie, że brak zapłaty skończy się zgłoszeniem długu do publicznego rejestru, i musi zostać wysłane co najmniej 31 dni przed zgłoszeniem wpisu. Liczy się data nadania, którą potwierdzasz dowodem.

Jeśli wezwania jeszcze nie było, przygotujesz je w kreatorze w panelu (plik PDF z danymi z faktury) i wyślesz listem poleconym albo, gdy umowa przewiduje doręczenia elektroniczne, e-mailem. Co dokładnie ma w nim stać, opisuje poradnik wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie. Samo wezwanie daje dłużnikowi pierwszą okazję, żeby zapłacić, zanim sprawa pójdzie dalej.

Krok 4. Zgłoś wpis w panelu zweryfikowanej firmy

Wpisy dodaje tylko firma, której dane zgadzają się z KRS albo CEIDG i z wykazem podatników VAT, z aktywnym abonamentem. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł przy płatności rocznej i obejmuje trzy nowe wpisy w miesiącu. Szczegóły planów znajdziesz na stronie wpis do rejestru dłużników dla firm.

Samo zgłoszenie zajmuje kilka minut:

1. Wpisujesz NIP dłużnika. Nazwa, forma prawna i siedziba pobierają się z rejestru publicznego.
2. Podajesz kwotę, termin płatności i rodzaj tytułu z listy (faktura za towar, faktura za usługę, umowa najmu, umowa o dzieło, inna umowa handlowa).
3. Dodajesz dokumenty i datę wysłania wezwania.
4. Podajesz adres e-mail dłużnika, na który pójdzie zawiadomienie.
5. Potwierdzasz oświadczenie, że wpis jest prawdziwy, a dług nie został zakwestionowany.

Wpis nie ma pola na opis ani komentarz. Rejestr pokazuje fakty: kto, ile, od kiedy i na podstawie jakiego dokumentu.

Krok 5. Dłużnik dostaje zawiadomienie i 14 dni

Po przyjęciu zgłoszenia serwis sam wysyła dłużnikowi zawiadomienie o zamiarze publikacji. Jest w nim kwota, dokument źródłowy, termin 14 dni i trzy linki: do informacji o spłacie u wierzyciela, do sprzeciwu i do zgłoszenia błędu. Zawiadomienia wychodzą w godzinach od 8:00 do 20:00. Gdy wiadomość wróci jako niedoręczona, wpis czeka na inny adres, a termin liczy się od nowej, udanej wysyłki.

W tym czasie mogą się zdarzyć trzy rzeczy:

• Spłata. Pieniądze trafiają bezpośrednio na Twój rachunek z faktury. Serwis nie przyjmuje wpłat i nie pobiera prowizji. Spłatę oznaczasz w panelu w ciągu trzech dni i sprawa się zamyka.
• Sprzeciw. Zgłoszenie nie zostaje opublikowane. Wróci tylko wtedy, gdy dodasz prawomocne orzeczenie albo nakaz zapłaty.
• Brak reakcji. Wpis przechodzi do publikacji.

Krok 6. Wpis jest widoczny do 12 miesięcy

Przed publikacją i potem codziennie sprawdzamy dłużnika w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Firma w upadłości albo restrukturyzacji nie może być wpisana, a istniejący wpis jest w takiej sytuacji zdejmowany. Dlaczego tak jest, wyjaśnia poradnik o rejestrze dłużników niewypłacalnych.

Opublikowany wpis widzi każdy, kto wyszuka spółkę po nazwie albo NIP, bez konta i bez opłat. Wpis wygasa sam po 12 miesiącach, chyba że potwierdzisz go aktualnym dokumentem. Spłata albo sprzeciw zdejmują go od razu, także po publikacji.

Cała procedura zajmuje co najmniej dwa miesiące od terminu płatności

Po drodze nic nie dzieje się bez wiedzy dłużnika. O planowanym wpisie dowiaduje się dwa razy, z Twojego wezwania i z zawiadomienia serwisu, i za każdym razem ma podaną kwotę, dokument i sposób zamknięcia sprawy. Dzięki temu opublikowany wpis rzadko budzi spór, a Ty masz komplet dokumentów także na wypadek pozwu.

Wezwanie warto wysłać wcześnie. Jeśli pójdzie w pierwszym miesiącu zwłoki, w sześćdziesiątym dniu masz już spełnione oba terminy i zgłaszasz wpis bez czekania.