Wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do rejestru dłużników

Bez takiego wezwania wpis nie powstanie. To pierwszy z dwóch momentów, w których dłużnik dowiaduje się o planowanej publikacji (drugim jest zawiadomienie wysyłane przez serwis), i jednocześnie najskuteczniejszy etap całej procedury, bo daje dłużnikowi jasny wybór i konkretny termin. Poniżej elementy, które pismo musi zawierać, sposoby wysyłki i przykładowa treść.

Wezwanie ma siedem obowiązkowych elementów

Do tego data i podpis osoby uprawnionej do reprezentacji albo pełnomocnika. Jeśli wzywasz o zapłatę kilku faktur, wymień każdą z numerem, kwotą i terminem, a na końcu podaj sumę.

Ostrzeżenie musi być jednoznaczne

Ogólne zdanie o „dalszych krokach prawnych” nie spełnia warunku. Z pisma ma wynikać, że chodzi o publikację informacji o długu w publicznym rejestrze i że nastąpi ona, jeśli dług nie zostanie zapłacony. Warto dodać, że dłużnik będzie miał prawo do sprzeciwu, bo to prawda i od razu pokazuje, że procedura jest uczciwa. Ostrzeżenie pisz rzeczowo, bez ocen i bez straszenia skutkami, których nie możesz zagwarantować.

Liczą się dwa terminy, 60 dni od płatności i 31 dni od wezwania

Wezwanie możesz wysłać w dowolnym momencie po terminie płatności. Wpis zgłosisz, gdy spełnione są oba warunki: dług jest wymagalny od co najmniej 60 dni, a od wysłania wezwania minęło co najmniej 31 dni. Liczy się data nadania, nie data doręczenia.

Wniosek jest prosty: wezwanie wysłane w pierwszym miesiącu zwłoki niczego nie opóźnia. Pełną kolejność kroków opisuje poradnik jak wpisać dłużnika do rejestru.

Wezwanie wysyłasz tak, żeby mieć dowód nadania

Serwis przyjmuje dwa sposoby wysyłki. W obu przypadkach dowód dodajesz do zgłoszenia jako plik.

List polecony na adres z KRS jest najbezpieczniejszy, bo spółka ma obowiązek odbierać korespondencję pod adresem ujawnionym w rejestrze. E-mail jest szybszy i tańszy. Wielu wierzycieli wysyła pismo obiema drogami tego samego dnia. Zachowaj kopię pisma w wersji, która faktycznie wyszła, z datą i podpisem.

Przykładowa treść wezwania

[Miejscowość], [data]

Wierzyciel: [nazwa firmy], NIP [numer], [adres siedziby]
Dłużnik: [nazwa firmy], NIP [numer], [adres siedziby]

Wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o publikacji w rejestrze dłużników

Wzywamy do zapłaty kwoty [kwota] zł (słownie: [kwota słownie]) wynikającej z faktury nr [numer] z dnia [data], której termin płatności upłynął [data].

Wpłaty prosimy dokonać w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania na rachunek bankowy nr [numer rachunku], podając w tytule numer faktury.

Informujemy, że w przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie zgłosimy informację o tym zadłużeniu do publicznego rejestru dłużników Dluznicy.info, w którym będzie ona widoczna dla każdego, kto wyszuka Państwa firmę po nazwie albo numerze NIP. Przed publikacją otrzymają Państwo od serwisu osobne zawiadomienie z terminem 14 dni na spłatę albo sprzeciw.

Jeżeli należność została już uregulowana, prosimy o przesłanie potwierdzenia przelewu i uznanie wezwania za bezprzedmiotowe.

[imię i nazwisko, stanowisko, podpis]

Ton pisma ma znaczenie. Wezwanie czyta zwykle zarząd albo główna księgowa, czyli osoby, które decydują o kolejności przelewów. Rzeczowe pismo z numerem faktury, kwotą i datą pozwala od razu zlecić płatność. Pismo pełne ocen i gróźb trafia do prawnika i wydłuża sprawę.

Pola w nawiasach uzupełnij danymi z faktury. Wzór nie zastępuje porady prawnej. Przy nietypowych umowach, ratach albo potrąceniach warto skonsultować treść z prawnikiem.

Pismo przygotujesz w kreatorze albo w zewnętrznym narzędziu

W panelu wierzyciela jest kreator wezwania. Wpisujesz NIP dłużnika, numer faktury, kwotę i termin, a kreator składa plik PDF z właściwym ostrzeżeniem i danymi obu firm pobranymi z rejestru. Plik drukujesz i wysyłasz listem poleconym. Do e-maila załączasz go tylko wtedy, gdy umowa z dłużnikiem przewiduje doręczenia elektroniczne. Kreator jest dostępny już w planie Start, a szczegóły znajdziesz na stronie wpis do rejestru dłużników dla firm.

Jeśli wolisz przygotować całą serię pism, od przypomnienia po wezwanie przedsądowe, wezwania do zapłaty wygenerujesz także w serwisie windykator.ai. Pamiętaj tylko, żeby w piśmie znalazło się ostrzeżenie o publikacji w rejestrze.

Pięć błędów najczęściej wstrzymuje wpis

• Brak ostrzeżenia. Zwykłe przypomnienie o fakturze albo monit z systemu księgowego nie wystarcza.
• Brak dowodu nadania. Pismo bez potwierdzenia wysyłki nie jest przyjmowane.
• Za krótki odstęp. Od nadania do zgłoszenia musi minąć pełne 31 dni.
• Inna kwota niż na fakturze. Należność główna w wezwaniu, na fakturze i we wpisie musi się zgadzać. Odsetki podawaj osobno.
• Zły adresat. Wezwanie wysłane do innej spółki z grupy albo na nieaktualny adres nie dowodzi, że dłużnik został uprzedzony.

Po wezwaniu dłużnik płaci, odpowiada albo milczy

Jeśli zapłaci, sprawa jest zamknięta. Jeśli odpowie, że nie zgadza się z długiem, masz spór i wpisu nie zgłaszasz, bo rejestr dłużników przyjmuje tylko długi niekwestionowane. Wtedy właściwą drogą jest ugoda albo sąd. Jeśli milczy, po upływie obu terminów zgłaszasz wpis, a serwis wysyła mu własne zawiadomienie z terminem 14 dni. Zanim to zrobisz, warto jeszcze sprawdzić, czy firma ma długi wobec innych wierzycieli. Kilka wpisów naraz może oznaczać, że lepszym wyjściem będzie szybki pozew.