Sprawdź, czy firma ma długi, zanim podpiszesz umowę

Żadne pojedyncze źródło nie pokazuje całego obrazu. Rejestry mówią o długach, które ktoś zgłosił, sprawozdania o stanie sprzed kilku albo kilkunastu miesięcy, a referencje o doświadczeniach kilku dostawców. Dlatego sprawdzanie kontrahenta polega na zestawieniu kilku sygnałów. Poniżej siedem sposobów, od najszybszych i darmowych do tych, które wymagają więcej pracy.

Siedem źródeł odpowiada na siedem różnych pytań

1. Publiczny rejestr dłużników pokaże wpisy w minutę

Najszybszy krok to wyszukiwarka. Wpisz nazwę albo NIP spółki na stronie sprawdź, czy firma ma długi, a zobaczysz liczbę aktywnych wpisów, łączną kwotę, wiek najstarszego długu i rodzaj dokumentu, z którego wynika każdy z nich. Sprawdzenie jest anonimowe, bez konta i bez opłat.

W tym miejscu trzeba pamiętać o granicy. Rejestr dłużników pokazuje tylko długi, które wierzyciel zgłosił, udokumentował i których dłużnik nie zakwestionował. Brak wpisu oznacza, że nikt nie zgłosił tej spółki, a nie że firma na pewno płaci w terminie. Z nazwy wyszukasz spółki kapitałowe, spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia z KRS. Jednoosobową działalność sprawdza się w panelu, po dokładnym NIP.

2. Krajowy Rejestr Zadłużonych powie, czy toczy się postępowanie

Portal krz.ms.gov.pl prowadzi Ministerstwo Sprawiedliwości. Po NIP albo numerze KRS sprawdzisz, czy wobec firmy toczy się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne i czy egzekucja wobec niej została umorzona jako bezskuteczna. Obwieszczenia są jawne i bezpłatne.

Trafienie w tym rejestrze to najpoważniejszy sygnał z całej listy. Firma w restrukturyzacji może działać dalej, ale jej wcześniejsze długi obejmuje układ, a nowe umowy wymagają szczególnej ostrożności. Więcej o tym rejestrze piszemy w poradniku o rejestrze dłużników niewypłacalnych.

3. KRS i sprawozdania finansowe pokazują kondycję firmy

Odpis z KRS pobierzesz bezpłatnie w wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości. Warto przeczytać go uważnie:

• dział 4 zawiera informacje o zaległościach podatkowych i celnych, zaległościach wobec ZUS oraz o wierzycielach, jeśli takie wpisy zostały dokonane,
• dział 6 pokazuje likwidację, rozwiązanie spółki i postępowania upadłościowe,
• dział 2 podaje skład zarządu i sposób reprezentacji, czyli kto może podpisać umowę,
• dział 3 zawiera wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych.

Sprawozdania spółek są dostępne bezpłatnie w przeglądarce dokumentów finansowych przy KRS. W bilansie i rachunku wyników szukaj kilku rzeczy: ujemnego kapitału własnego, straty przez kolejne lata, zobowiązań krótkoterminowych wyraźnie wyższych od aktywów obrotowych i szybko rosnących zobowiązań wobec dostawców. Brak sprawozdania za ostatni rok obrotowy, mimo upływu terminu, sam w sobie jest sygnałem ostrzegawczym.

4. Wykaz podatników VAT potwierdza status i rachunek

Wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zwany białą listą, jest dostępny na podatki.gov.pl. Po NIP sprawdzisz, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, kiedy została zarejestrowana i jakie rachunki bankowe zgłosiła. Wykreślenie z rejestru VAT albo brak rachunku w wykazie nie mówi wprost o długach, ale często towarzyszy kłopotom. Przy większych płatnościach przelew na rachunek spoza wykazu ma też skutki podatkowe dla płacącego.

5. Biura informacji gospodarczej mają dane od swoich klientów

Biura działające na podstawie ustawy z 9 kwietnia 2010 r. gromadzą informacje o zaległościach przekazane przez wierzycieli, którzy mają z nimi umowę. Raport o przedsiębiorcy pobiera się odpłatnie i bez jego zgody. Każde biuro ma własną bazę, więc brak wpisu w jednym nie przesądza o pozostałych. Różnice między biurem a rejestrem publicznym opisujemy w osobnym poradniku o rejestrze dłużników i biurach informacji gospodarczej. W praktyce raport z biura warto pobrać przy umowach o wyższej wartości albo przy odroczonym terminie płatności, kiedy koszt raportu jest niewielki wobec kwoty, którą ryzykujesz.

6. Referencje od dostawców mówią o codziennej praktyce

Poproś kontrahenta o dwa albo trzy kontakty do obecnych dostawców i zadzwoń. Zapytaj o konkret: jaki mają termin płatności, czy faktury są płacone w terminie i czy zdarzały się prośby o przesunięcie. Firma, która płaci dobrze, podaje referencje bez wahania. Przy okazji sprawdź podstawy: czy adres siedziby jest prawdziwy, czy osoba podpisująca umowę ma do tego prawo według KRS i jak długo spółka działa.

7. Przedpłata i zabezpieczenia ograniczają ryzyko, gdy obraz jest niepełny

Gdy sygnały są mieszane albo firma jest nowa i nie ma historii, zamiast rezygnować z umowy można zmienić jej warunki:

• przedpłata w całości albo zaliczka na pierwsze zamówienie,
• krótszy termin płatności i niski limit kupiecki, podnoszony po kilku terminowych płatnościach,
• dostawy partiami, z kolejną partią po zapłacie poprzedniej,
• zabezpieczenie w umowie, na przykład poręczenie albo zastrzeżenie własności towaru do zapłaty.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy

1. Wyszukaj spółkę w rejestrze dłużników po NIP.
2. Sprawdź NIP albo KRS w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
3. Pobierz odpis z KRS i przeczytaj działy 2, 4 i 6.
4. Otwórz ostatnie sprawozdanie finansowe i zobacz kapitał własny, wynik i zobowiązania.
5. Potwierdź status VAT i rachunek bankowy w wykazie podatników.
6. Przy większej kwocie pobierz raport z biura informacji gospodarczej i zadzwoń po referencje.
7. Dobierz termin płatności, limit i zabezpieczenie do wyniku.
8. Zapisz datę sprawdzenia i dodaj kontrahenta do monitoringu.

Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje. Sprawdzenie pokazuje stan z jednego dnia, a kłopoty z płynnością pojawiają się w trakcie współpracy. Monitoring dłużników wysyła powiadomienie, gdy przy obserwowanym NIP pojawi się nowy wpis, więc o zmianie dowiadujesz się wtedy, gdy jeszcze możesz wstrzymać dostawę albo skrócić termin.